Несколько слов о подготовке совещания (собрания, совета, деловой встречи или заседания).
Плюс МИНИ-ТЕСТ – подсказка вам в помощь.
Здравствуйте, уважаемые читатели!
Все предыдущие статьи в этой рубрике тем или иным способом касались вопросов, связанных с нашими детьми. Мы с вами искали выходы из различных сложных ситуаций, которые возникают в жизни родителей.
Сегодня же мы будем разбираться с ситуацией, в которой дети практически не участвуют. Ведь тема-то рабочая, то есть связана, прежде всего, с профессиональной деятельностью, с выполнением нашей социальной роли в качестве профессионала-организатора, а не выполнением роли родителя.
Конечно, если вы опытный организатор, то и статья вам эта ничего нового сообщить не сможет. Но ситуации бывают в жизни разные. Вдруг вам предстоит организовать проведение собрания, совещания, деловой встречи, а опыта в решении подобных вопросов у вас нет. Что делать?
Могу предложить воспользоваться знаниями и советами американского профессора, специалиста по организации управления Дональда Стоуна.
Пройдите мини-тест, расположенный ниже. Проверьте себя.
Пусть слово «тест» вас не пугает. Нужно просто ответить себе на четыре вопроса, выбирая ответ из предлагаемых вариантов.
Если вы ответите правильно, это поможет вам еще больше поверить в себя, в свои силы. Ну а если у вас будут ошибки, то хорошо, что вам удалось их исправить в процессе подготовки к организации предстоящего мероприятия. То есть вам удалось избежать их на практике.
В конце статьи вы сможете ознакомиться с вариантами правильных ответов и разъяснениями.
Конечно же, можно сказать, что организация совещания, собрания, совета, деловой встречи, заседания или любого другого важного мероприятия – это целая наука, включающая в себя множество тонкостей, психологических и организационных моментов.
В этой статье будут упомянуты только некоторые важные детали, которые непременно стоит учитывать при подготовке совещания.
Организация совещания
МИНИ-ТЕСТ
Вопрос №1
Посмотрите на рисунок 1, расположенный ниже.
Какой вариант (А, Б или В) из предложенных предметов мебели вы выберете для сидения участникам совещания?
Вопрос №2
Если в деловой встрече будет принимать участие небольшое количество человек, скажем 6-8. Какой из вариантов (А или Б) расположения участников (смотрите рисунок №2) вы считаете лучшим?
Вопрос №3
Рассмотрите следующие три варианта расстановки мебели для участников делового мероприятия (собрания, заседания).
Какой из трех предложенных вариантов расположения посадочных мест вы предпочтете, если совещаться планирует бльшее количество участников (от 10 до 20)?
Вопрос №4
Как на ваш взгляд лучше рассадить участников большого совещания, более массового мероприятия? Выберете свой вариант из двух предложенных ниже.
Вот и весь мини-тест.
А теперь предлагаю сравнить ваши ответы с ответами специалиста в области организации управления.
ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ с пояснениями к вопросу №1
Из предложенных вариантов правильным будет выбор в пользу второго стула или варианта «Б» на картинке №1.
Почему?
Стул-кресло «В» слишком мягкое и расслабляющее, поэтому скорее располагает к отдыху и дремоте, нежели деловой активности.
Вариант «А» — слишком жесткий стул. На таком долго не просидишь. И возникший дискомфорт будет отвлекать участников от темы деловой встречи. Но, это свойство можно использовать, если вы планируете экстренное совещание и хотите, чтобы собрание не затягивалось, а завершилось скорее.
ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ с разъяснениями к вопросу №2
В данном случае, для совещания с небольшим количеством участников (человек 6-8), круглый стол – лучшее решение. Таким образом, правильный вариант – А.
Почему?
Считается, что такое расположение участников способствует тому, чтобы присутствующие чувствовали себя равноправными участниками обсуждения, активно обменивались мнениями. При этом все участники не только занимают равные «посадочные позиции», но и находятся друг у друга «в поле зрения», то есть все видят глаза друг друга, нет «разъединяющих» острых углов. Так что даже малознакомые или совсем незнакомые люди за круглым столом скорее сближаются.
Наверное, и у вас, уважаемые читатели сайта «Расти вместе», на слуху выражение «собраться за круглым столом». Кто-то впервые о круглых столах узнал из книг о короле Артуре, рыцари которого собирались именно за круглым столом, чтобы показать, что все равны. Но большинству из нас, наверняка, часто доводится слышать о встречах за круглым столом из средств массовой информации. Ведь сейчас уже «круглый стол» это не только предмет мебели, но и устойчивое выражение, имеющее в виду не форму предмета мебели, а форму обсуждения какого-то вопроса, назревшей проблемы, когда все присутствующие имеют равное право голоса.
Чем плох вариант Б? Какие у него минусы?
Первый минус состоит в том, что два участника собрания, которые располагаются за поперечным столом, невольно воспринимаются присутствующими как руководители данной деловой встречи.
Но, а второй важный минус – чтобы участники могли увидеть друг друга, им волей-неволей приходится крутить головой, как говорят, «вертеться».
ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ и рекомендации к вопросу №3
В данном случае правильными и актуальными могут быть сразу два варианта: А и В.
О преимуществах круглого стола (вариант В) мы уже поговорили. Что же касается варианта А, он очень подходит в тех случаях, когда планируется какая-либо видео-демонстрация: показ слайдов, диаграмм, графиков и тому подобное.
Вариант Б не подходит совершенно, так как некоторые участники собрания размещены спиной друг к другу.
ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ и пояснения к вопросу №4
Правильный ответ – вариант А.
Почему не подходит вариант Б? В чем его недостатки?
Второй вариант расстановки мебели очень напоминает школьный класс. Он располагает к тому, чтобы только внимательно слушать докладчика, а не дискутировать с ним или между собой, обсуждать деловые вопросы, предлагать альтернативные варианты решений.
Кроме того, если в помещении 10 и более рядов стульев, позаботьтесь о том, чтобы трибуна для докладчика была поставлена на возвышение, и выступающего было всем хорошо видно.
Кстати, Дональд Стоун дает вам еще одну ценную рекомендацию или совет. В случае организации большого совещания, постарайтесь поточнее узнать, сколько на нем предположительно будет участников. Пусть посадочных мест на этом заседании будет чуть-чуть меньше. Почему? Ничто так не расхолаживает собравшихся и не умаляет значимость мероприятия, как вид пустых мест.
Надеюсь, что и советы с рекомендациями, данные специалистом, и упомянутые в статье важные моменты, которые стоит учитывать при организации совещания, и о которых нередко забывают, не обращая внимания на такие «незначительные» детали, помогут вам организовать ваше мероприятие грамотно и с пользой для всех его участников.
Если вы работаете над собой, уважаемые читатели, возможно, вам будет интересно и полезно пройти также другие онлайн-тесты:
«Сильный ли у вас характер». ОНЛАЙН ТЕСТ
ОНЛАЙН ТЕСТ НА САМООЦЕНКУ
А КАК У ВАС С ЧУВСТВОМ ЮМОРА? Короткий онлайн-тест
ОНЛАЙН ТЕСТ и некоторые рекомендации «Как перестать постоянно переживать и беспокоиться»
ОНЛАЙН ТЕСТ «Оптимист или пессимист»
КАК ОЦЕНИТЬ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С РЕБЕНКОМ? (онлайн тест для родителей)
Источник:
